0 Comment
Customer Reviews
تعتمد الشركات من جميع الأحجام ، عبر الصناعات ، على مجموعة متنوعة من العمليات لعمليات سلسة. يمكن أن يساعد توثيق العمليات التجارية الشركات على تحديد أوجه القصور ، وتنفيذ التغييرات ، وتوفير الوضوح بشأن عمليات الدخول والخروج للعملية والأفراد المعنيين. يمكن أن يساعد قالب العملية في هذه المهمة.
يعد الحفاظ على مستندات عملية دقيقة وجيدة التنظيم أحد أفضل الاستراتيجيات لتجنب الفوضى في العمليات التجارية والحفاظ على كفاءة واتساق الأمور.
دعنا نلقي نظرة على وثيقة العملية ولماذا يجب أن تهتم.
ما هي وثيقة العملية؟
وثيقة العملية هي دليل مرجعي يجمع معلومات حول طريقة معينة للقيام بالأشياء. نقطة البيع الفريدة (USP) هي التفاصيل التي تدخل فيها لضمان وجود حد أدنى من تسرب الموارد في العمليات التجارية اليومية. مثال على ذلك موضح من خلال تقنية كايزن اليابانية الشهيرة ، والتي يمكنك الوصول إليها هنا: كيفية تنفيذ كايزن: 19 قوالب كايزن PPT لإرشادك .
لماذا تعد عملية التوثيق ضرورية؟
يساعد الحصول على هذه المعلومات كتابيًا في التأكد من أن مهام سير العمل تتبع الإرشادات. يوفر هذا أيضًا هيكلًا لإدارة العمليات ويساعد في نقل المعرفة عندما يغير الموظفون الأدوار أو تدريب الموظفين الجدد. كمبدأ فلسفي ، تحدد وثيقة العملية معايير متسقة لتحسين أداء الأعمال.
فوائد توثيق العملية
لا يؤثر توثيق العملية على كفاءة العمليات الفردية فحسب ، بل يعزز أيضًا الأداء العام للشركة. بعض مزايا التوثيق الدقيق للعملية هي:
- تسهيل الانتقال: يمكن أن يوفر التوثيق نظرة مفصلة على عملية محددة وسياق أوسع لكيفية ملاءمتها لممارسات الأعمال الأخرى. هذه البيانات مفيدة عند اتخاذ قرار بشأن تكامل مهام سير العمل أو إجراء تغييرات على عملية واحدة.
- تحسين الاتصال: دليل العملية يعزز التفاهم المتبادل في جميع أنحاء المنظمة. هذا يساعد في تخطيط وتنفيذ المشاريع الجديدة أو تغييرات العملية. يمكن أن يساعد أيضًا في تسريع تدريب الموظفين الجدد ومشاريع الاستعانة بمصادر خارجية. يمكن أن تؤدي عملية التوثيق أيضًا إلى نقاش صحي بين أصحاب المصلحة ، مما يؤدي إلى الابتكار والتحسين.
- توفير الهيكل: يؤدي تحديد الحدود ونقاط التحكم لعملية ما إلى توضيح الإجراءات والنتائج. الهدف النهائي دائمًا هو التنفيذ الفعال للعملية.
- تقليل التكاليف: إذا كان بإمكانك زيادة الكفاءة مع تحسين الجودة ، فإن أرباحك النهائية ورضا العملاء ستشهد طفرة.
أنت الآن جاهز لرسم الفوائد المثلى لقالب توثيق العملية. قبل التخطي للأمام والانتقال إلى القوالب ، نود أن تستوعب أولاً ما هو قالب العملية.
ما هو نموذج العملية؟
يشير المصطلح "قوالب العمليات" إلى تصميم عمليات الأعمال التي تم إنشاؤها مسبقًا وتنفيذها وعناصر الإدارة التي تقلل الوقت المستغرق للوصول إلى حل لجميع المشكلات تقريبًا.
لماذا تحتاج واحد؟
وفقًا لـ 55 ٪ من المشاركين في الاستطلاع الأخير ، فإن أهم ميزة تجلبها عمليات المستندات الرقمية لمنظماتهم في ضوء جائحة COVID-19 هي تسريع معالجة المستندات.
يعتقد صانعو القرار أن عمليات المستندات الرقمية (قوالب العمليات) تتيح التعاون الفعال للموظفين وإرضاء العملاء.
دعنا الآن نكشف عن قوالب العملية التي يحتاجها عملك.
أفضل 10 قوالب عملية
القالب 1: قالب عملية الانتقال PPT
إن تحديد عملية انتقال ذات صلة وشاملة ليس بالأمر السهل. يتطلب الأمر الكثير من العمل الجاد والتركيز الذي لا يلين. لقد صمم SlideTeam نموذجًا سيخلصك من هذه المشكلة. يمكنك حتى تخصيص قالب عملية الانتقال هذا المكون من خمس مراحل. احصل عليها الآن.
النموذج 2: قالب PPT لإدارة عمليات الأعمال
إدارة العمليات التجارية هي موضوع يثير الكوابيس للكثيرين. لضمان عدم حصولك على ليالي بلا نوم ، قمنا بإعداد نموذج للتنفيذ الناجح للعمليات التجارية. تحميله الآن.
النموذج 3: قالب PPT لعملية مراقبة الجودة متعددة الخطوات
تتطلب عملية مراقبة الجودة القوية عينًا حريصة وإشرافًا على مدار الساعة. ما لم تكن على استعداد لارتداء نظارات الفحص الخاصة بك ولصق نفسك بالكمبيوتر المحمول ، قم بتنزيل القالب المصمم مسبقًا الخاص بنا ووفر على نفسك العناء.
النموذج 4: عملية الإدارة الإستراتيجية لتخطيط PPT للتحسين المستمر
لا تُبنى إمبراطوريات الأعمال بمجرد الكلمات! أنت بحاجة إلى خطة عمل ، والأهم من ذلك ، تنفيذها الاستراتيجي. يقدم SlideTeam نموذجًا لعملية الإدارة الإستراتيجية منظمًا في خمس مراحل تساعد عملك على الإبحار ، سواء في الأوقات الجيدة أو السيئة. احصل عليها الآن.
النموذج 5: قالب PPT لعملية إدارة المشاريع ذات الخمس خطوات
اسأل عن قيمة عملية إدارة المشروع لشخص فقد عملاء بسبب عدم كفاية البنية التحتية للعملية. لن ترغب في أن تكون في وضع حيث تشاهد العملاء يغادرون لأن تعاملاتك معهم كانت غير منظمة وعشوائية. احصل على نموذجنا القابل للتخصيص وتأكد من التنفيذ الناجح لكل مشروع.
النموذج 6: نموذج PPT لعملية التحكم في مراقبة مخاطر الاستثمار
لا تأتي مخاطر الاستثمار بشكل كبير ، لكنها يمكن أن تقوض عملك إذا لم يكن لديك عملية قائمة لإبقائها تحت السيطرة. قم ببناء خطة صارمة للتحكم في مخاطر الاستثمار باستخدام نموذجنا الجاهز للمحتوى وتجنب عدم اليقين. احصل عليها الآن.
النموذج 7: تصميم PPT لإدارة عمليات الأعمال
قم بتغطية كل جانب أساسي من جوانب إدارة عمليات الأعمال بمساعدة نموذجنا المبني على بحث وتحليل مكثف. احصل عليه الآن واملأ الثغرات التي تمزق عملية الإدارة والأهداف المرتبطة بها.
النموذج 8: نموذج عملية إدارة الأداء المؤسسي PPT
تخيل عد الناس يسيرون في تايمز سكوير في يوم حافل. ستقول الكثير. سيكون الأمر كذلك إذا قفزت إلى إدارة أداء الشركة بدون القالب الخاص بنا. لقد صممنا نموذجًا من ست مراحل يساعدك في تقييم كل معلمة مهمة ذات صلة بأداء الشركة. الاستيلاء عليها الآن.
القالب 9: مراحل تكامل نظام عملية قالب PPT
يعد قالب العملية هذا موردًا ضروريًا لعملك ويغطي المراحل الخمس الرئيسية لبناء نظام متكامل. يساعدك على إجراء تحليل جدوى واستخدام هذه الأفكار بطريقة عملية ومفيدة. احصل عليها الآن.
النموذج 10: نموذج PPT لعملية بناء العلامة التجارية
بناء العلامة التجارية ليس كوب الشاي للجميع. يتفهم SlideTeam أهميته والجهد المبذول في بناء علامة تجارية. إليك نموذج PPT لاستكمال صورة علامتك التجارية وتوحيدها. الاستيلاء عليها الآن.
الأسئلة الشائعة حول توثيق العملية
كيف يتم إنشاء وثيقة عملية؟
- الخطوة 1: تحديد العملية ومعلماتها. اختر العملية التي تريد توثيقها.
- الخطوة الثانية: تنظيم الخطوات.
- الخطوة 3: ضع قائمة بالمشاركين.
- الخطوة 4: ضع قائمة بأي انحراف عن تدفق العملية النموذجي.
- الخطوة 5: أضف نقاط تحكم لتصحيح الانحراف المحدد في الخطوة 4.
- الخطوة 6: فحص والتحقق من صحة الإجراء.
إذا لم يكن لديك الوقت أو النطاق الترددي للانتقال من خلال الخطوات الست المذكورة أعلاه ، فقم بتنزيل أي من قوالب العمليات العشرة الأولى التي عرضتها هذه المدونة. سيوفر لك هذا أيضًا صراع اتباع هذه الخطوات.
ما الذي يجب أن تتضمنه وثيقة العملية؟
عند صياغة وثائق العملية لشركتك ، اتبع الخطوات التالية:
- حدد الإجراء.
- حدد النطاق.
- حدد معلمات ومقاييس العملية.
- حدد مدخلات ومخرجات العملية.
- قم بإنشاء تدفق العملية.
- تحديد المشاركين في الفريق.
- تخيل الإجراء.
- قم بتقييم فرص وتكلفة أو فائدة الاستثناءات لتدفق العملية العادي.
الكلمة الأخيرة
يمكن تنظيم وثائق العملية الخاصة بك حول عناصر مرئية جذابة وسهلة الفهم ، مثل المخططات الانسيابية وقوائم المراجعة وغير ذلك ، لتحسين الاحتفاظ بالمعلومات وضمان تنفيذ جميع الخطوات.
حتى تجربة عدم التصميم تعمل هنا. لا شكر على واجب. ما عليك سوى استخدام قالب عملية من قائمتنا التي تضم أفضل 10 نماذج ومعرفة مدى سهولة تخصيص قالب توثيق العملية والحصول على النتائج المرجوة.
