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Hässliche Formatierung, über die Folie verteilte Zahlen und eine willkürliche Struktur sind einige offensichtliche Gründe, die einer Tabelle (ansonsten einer geordneten Struktur) verliehen haben aus Zeilen und Spalten) hat in der PowerPoint- und Präsentationswelt einen schlechten Ruf.
Lassen Sie uns zunächst der Tatsache ins Auge sehen, dass Tische hier bleiben werden. Zahlen sind die wichtigsten Fakten, nach denen Investoren und Entscheidungsträger in einer Präsentationsfolie suchen. Eine Tabelle ist unbestritten eine effektive Möglichkeit, die Zahlen ohne großen Aufwand darzustellen. Es ist nicht aufsehenerregend, aber auch nicht entsetzlich.
Einige Moderatoren sind beim Entwerfen von Präsentationen jedoch etwas aufgeregt. „Das Publikum liebt Farbe. Fügen wir unserer Tabelle ein paar Farben hinzu.“ Nein! Ausgefallene Dekoration hat auf einer Folie mit einer Zahlentabelle nichts zu suchen. In dem Drang, kreativ zu sein, verwandeln viele Moderatoren einen guten Tisch in einen schrecklichen.
Angetrieben von einem hässlichen Tisch und inspiriert von einem professionellen Tisch, teile ich 9 schnelle Schritte, um einen schäbigen Tisch in einen frischen Tisch zu verwandeln. Viele von Ihnen werden sich einige der Fehler, die Sie unten sehen, nicht schuldig machen, aber einige der Tipps werden Ihnen dabei helfen, eine beeindruckende Tabelle für Ihre nächste Präsentation zu erstellen.
Lassen Sie uns an dieser langweiligen Tabelle arbeiten (eine Nachbildung dessen, was ich in einer der Präsentationen gesehen habe) und sie Schritt für Schritt reparieren:
VOR:
Abgesehen von der Belastung für die Augen beim Lesen der Zahlen besteht die Tabelle nur aus lose zusammengefügten Informationen? Es gibt keine Geschichte, kein Muster, das entschlüsselt werden kann, ohne jede Zeile (horizontale Zellen) und jede Spalte (vertikale Zellen) durchzugehen. Lassen Sie uns Schritt für Schritt an dieser Tabelle arbeiten und sie in eine knackige Tabelle wie die folgende verwandeln:
NACH:
Lass uns anfangen:
Schritte zum Polieren einer langweiligen Tabelle in PowerPoint:
Schritte 1 – Entfernen Sie alle Formatierungen
Wenn Sie viel Zeit in die Formatierung Ihrer Tabellen investiert haben, bedauern wir, dass wir den Spielverderber spielen. Aber wie bereits erwähnt, müssen Sie Ihre Tische nicht mit Farben und Rändern dekorieren. Es gibt bereits zu viele Daten, die es zu lesen und zu verstehen gilt; Darüber hinaus erhöht die aufwändige Gestaltung nur die kognitive Überlastung und die Belastung der Augen.
Wählen Sie also Ihre Tabelle aus, gehen Sie zur Registerkarte Design und in die Registerkarte Tabellenstile (siehe Screenshot unten):Mehr auf die Schaltfläche
Wählen Sie die Option „Kein Stil, kein Raster“ (siehe Screenshot als Referenz):
Alle Formatierungen werden mit einem Klick gelöscht. Entscheiden Sie sich nicht für die Option „Tabellenraster“ direkt darunter, da sie (duh) zu Tode langweilig ist. Wenn Sie jemals mit den in PowerPoint bereitgestellten Tabellenstilen experimentieren möchten, wählen Sie die in der Kategorie „Leicht“ aus. Vermeiden Sie die Designs „Mittel“ und „Dunkel“, da der Tisch schwer aussieht und die Farbe das Publikum davon abhält, die Botschaft zu verstehen. So sieht der Tisch jetzt ungeschminkt aus:
Nun, es sieht so aus, als würden viele Ameisen auf einem weißen Meer herumkrabbeln. Wir werden es jetzt in den nächsten Schritten beheben.
Schritt 2: Markieren Sie die Kopfzeile
Worum geht es in den Daten in Zeilen und Spalten? Die Kopfzeile muss hervorgehoben werden, um das Lesen der Daten zu erleichtern. Es ist jedoch nicht notwendig, der Zeile eine andere Hintergrundfarbe zu geben. Sie können den Text einfach fett machen und die Schriftgröße etwas erhöhen. Wenn die Daten eine Größe von 18 Punkt haben, muss der Text in der Kopfzeile mindestens 20 oder 22 groß sein.
Die zweite Möglichkeit, die Kopfzeile hervorzuheben, besteht darin, die Zeilengröße zu erhöhen, sodass sie sich durch die Lücke zwischen der Kopfzeile und der ersten Zeile von anderen abhebt. Um die Kopfzeile zu vergrößern, bewegen Sie einfach Ihre Maus in die Nähe der Zeilengrenze (in unserem Fall unsichtbar, da wir alle Ränder entfernt haben). An der Grenze erscheint ein Größenänderungszeiger. Ziehen Sie den Zeiger nach unten, um den Abstand zu vergrößern. Schauen Sie sich die Tabelle unten an: Während der Abstand zwischen allen Zeilen gleichmäßig verteilt ist, ist der Abstand unterhalb der Kopfzeile größer.
Schritt 3: Text linksbündig und Daten rechtsbündig ausrichten
An der Mittenausrichtung ist technisch gesehen nichts auszusetzen. Wenn die Länge der Zahlen jedoch stark schwankt, beispielsweise von einer 3-stelligen Zahl zu einer 5-stelligen Zahl, wird das Lesen zur lästigen Pflicht. Ein mittig ausgerichteter Tisch schneidet in puncto Lesbarkeit und Funktionalität schlecht ab. Links- oder rechtsbündig ausgerichteter Text und Daten sind leichter zu lesen, da der Start- und Endpunkt gleich bleibt. Die Augenbewegung ist in diesem Fall deutlich geringer und entspannter.
Wählen Sie daher den Tabellentext (in diesem Beispiel Herstellernamen) aus und machen Sie ihn linksbündig. Wählen Sie alle Daten, einschließlich der Spaltentitel, aus und richten Sie sie rechtsbündig aus.
Ihre Tabelle sieht jetzt geordneter aus:
Schritt 4 – Dollar und Prozentsätze entfernen
Zeit, die überflüssigen Elemente aus der Tabelle zu entfernen. Brauchen wir das Dollarsymbol neben jeder Verkaufszahl? Und ein Prozentsatz unter jeder Prozentspalte? Fügen Sie einfach die Symbole in den Spaltentitel ein und machen Sie dies unabhängig von den Daten unten. Dezente Änderung, aber der Tisch wird sauberer aussehen.
P.S. Kommas helfen uns, große Zahlen einfacher zu interpretieren. Es ist kaum überflüssig, sondern notwendig. Deshalb haben wir den Zahlen Kommas hinzugefügt, um die Tabelle datenfreundlich zu gestalten.
Schritt 5: Ordnen Sie die Daten in absteigender Reihenfolge an
Apropos datenfreundlich: Was ist der Zweck der Folie? Sehen Sie sich die angestrebten Abschlussquoten der Hersteller im letzten Quartal an und vergleichen Sie die Leistung mit der des letzten Jahres, oder? Warum also die Daten nicht nach der Abschlussrate ordnen, anstatt die Herstellernamen alphabetisch aufzulisten?
Wenn Sie in PowerPoint eine Tabelle hinzugefügt haben, müssen Sie die Daten manuell in der richtigen Reihenfolge anordnen, indem Sie bei Bedarf Zeilen einfügen. Ihrerseits ist es etwas mehr Aufwand, aber die Folie wird für den Leser sinnvoller sein.
Jetzt kann jeder, der die Daten liest, im Bruchteil einer Sekunde erfahren, wer die besten und schwächsten Performer waren! Wenn Ihre Daten von Verkaufszahlen wie der oben genannten sprechen, sollte der beste Performer dann nicht den ersten Platz in Ihrer Tabelle verdienen?
P.S. Wenn Sie eine Tabelle über die Option Excel-Tabelle einfügen, können die Daten per Knopfdruck angeordnet werden. Wählen Sie einfach die Spaltendaten aus, nach denen Sie die Daten anordnen möchten. Gehen Sie zum Menü Sortieren und Filtern und klicken Sie auf Vom Größten zum Kleinsten sortieren ( siehe Screenshot unten):
Schritt 6 – Markieren Sie die Negative
Als Vertriebsleiter müssen Sie sich auf die Leistungsträger konzentrieren und die Gründe für den Leistungsrückgang finden. Selbst wenn ihre angestrebte Erfüllungsquote gut wäre, hätte sie besser sein können. Die Erörterung dieser Probleme ist notwendig, um ihnen zu helfen, ihre Leistung im nächsten Quartal zu verbessern. Heben Sie also die Negative hervor, indem Sie ihm eine andere Farbe geben (wobei die Wahl offensichtlich auf Rot wegen der Konnotation von Gefahr fiel).
Schritt 7 (optional) – Runden Sie die Zahlen ab
Was ist besser zu lesen – 750.000 oder 0,75 Millionen? Auf jeden Fall Letzteres. Wenn Ihnen jeder Dollar und jeder Penny so wichtig ist, dann überspringen Sie diesen Schritt. Andernfalls runden Sie die Zahlen ab. Befolgen Sie die einfache Rundungsregel: Zahlen, die 0,50 oder mehr betragen, können auf die nächste Zahl gerundet werden. Aus 707.695 werden also 0,71 Millionen und aus 363.574 werden 0,36 Millionen.
Sie müssen für all dies zusätzliche Anstrengungen und Zeit aufwenden, aber es spart dem Publikum so viel Zeit und Mühe, die Daten zu verstehen. Keine Augenbelastung, keinerlei kognitive Belastung! Vertrauen Sie mir, Ihr Publikum wird Sie dafür segnen, dass Sie es ihm so einfach gemacht haben!
Schritt 8 – Teilen Sie die Daten in Blöcke auf
Da die Daten nun in der richtigen Reihenfolge angeordnet sind, können wir die Tabelle optisch ansprechender gestalten. Keine ausgefallene Dekoration. Teilen Sie den großen Datensatz einfach in verdauliche Teile auf. Anstatt unter jeder Zeile einen Rahmen zu haben, platzieren Sie ihn nach einem Datenblock. Da wir 12 Zeilen in der Tabelle haben, setzen Sie nach jeweils 4 Zeilen einen Zeilentrenner ein.
Sie können die Randlinie unterhalb der Kopfzeile etwas dicker und dunkler halten, um die Daten darunter als separates Element hervorzuheben. Wie füge ich diese Zeilen hinzu? Gehen Sie einfach zum Menü Einfügen im PowerPoint-Menüband und wählen Sie eine Linie aus das Menü Formen. Drücken Sie Shift, um eine gerade Linie zu zeichnen – ein praktischer Tipp für alle Präsentationen, bei denen Sie eine Linie zeichnen müssen. Passen Sie die Farbe und Stärke der Linie an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Form klicken > Form formatieren.
Schritt 9 – Fügen Sie ein visuelles Element hinzu
Wer sagt, dass ein Tisch optisch nicht ansprechend ist? Fügen Sie ein visuelles Element hinzu, zum Beispiel ein Symbol oder eine Datenvisualisierung, um Kritikern den Mund zu halten. Woher wissen Sie, welche Visualisierung Sie hinzufügen müssen? Nun, wenn es sich um Prozentsätze handelt, können Sie Donuts, Fortschrittsbalken, Tachometer usw. anzeigen. Wenn es sich um Zahlen handelt, verwenden Sie ein Balkendiagramm.
Kein Platz, um das auf Ihrer Folie hinzuzufügen? Sie brauchen nur ein wenig Platz. Zwischen den einzelnen Spalten gibt es viel Leerraum, der geopfert werden kann, ohne dass der Tisch eng wirkt. Die Spaltenbreite lässt sich auf die gleiche Weise reduzieren: Bewegen Sie den Mauszeiger in die Nähe der Spaltengrenzen, bis der Cursor zu einem Größenänderungscursor wird. Ziehen Sie den Mauszeiger für jede Spalte manuell ein wenig, bis rechts von der Tabelle etwas Platz bleibt.
Sehen Sie sich an, wie wir die Visualisierung „Fortschrittsbalken“ hinzugefügt haben, um die angestrebte Abschlussrate anzuzeigen. Fügen Sie einfach neben jeder Zeile ein hellgraues Rechteck gleicher Länge hinzu. Dieses hellgraue Rechteck repräsentiert 100 %. Legen Sie nun ein weiteres Rechteck mit derselben Abmessung (aber einem dunkleren Farbton) über das vorherige Rechteck. Variieren Sie nach bestem Wissen und Gewissen die Länge des dunkelgrauen Rechtecks entsprechend der angestrebten Abschlussrate:
Das ist es! Ihre datenfreundliche Tabelle ist mit nur wenigen geringfügigen Änderungen fertig!
Tische müssen nicht langweilig sein. Sie müssen nicht sehr bunt sein. Finden Sie die richtige Balance zwischen Design und Funktion, um Ihre Botschaft in kürzester Zeit zu vermitteln.
Wie gestalten Sie Ihre PowerPoint-Tabellen? Und wie hat Ihnen die Transformation gefallen, die wir in diesem Artikel gezeigt haben? Wir würden gerne Ihre Meinung in den Kommentaren unten erfahren.
