11 pasos para construir la estrategia de comunicación interna perfecta [Plantillas incluidas]

Comunicar mensajes dentro de toda la organización es una tarea desafiante. Los mensajes a menudo se malinterpretan o no se entregan a tiempo. Esto abre una caja de pandora de insatisfacción y metas perdidas.

Desarrollar una estrategia de comunicación inteligente es imprescindible para un flujo de trabajo fluido. Tener un plan de comunicación interna perfecto asegura que las metas, objetivos, valores, prácticas, etc. se transmitan sin esfuerzo a los empleados para llegar a los resultados deseados para el negocio.

Comunicar un mensaje es tan importante como el mensaje mismo. Se vuelve aún más indispensable que los empleados lo comprendan para que puedan actuar en consecuencia. Entendemos lo esencial que es transmitir el mensaje correcto en el momento adecuado. Es por eso que le traemos 11 diapositivas de estrategia de comunicación interna diseñadas profesionalmente para ayudarlo a construir un plan de comunicación efectivo para su organización.

Antes de comenzar, aquí hay una guía para educar a la familia de su empresa en el arte de la comunicación empresarial. ¡ Accede a nuestro Currículo de Formación Integral en Comunicación Empresarial y forma a tus empleados para crear un entorno de trabajo profesional! No hay ningún módulo de formación como este disponible en la actualidad. ¡No esperes! Descárgalo ahora.

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11 diapositivas de PowerPoint sobre la estrategia de comunicación interna:

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• Mapeo de la organización :

Antes de diseñar su plan de acción, primero comprenda su organización. Comience con lo básico, como delinear la estructura de la organización. Utilice la diapositiva anterior para enumerar el número de organizaciones y sus respectivas ubicaciones. Profundiza en los detalles. Mencione el número de empleados en cada una de las organizaciones. Ilustre su plan de comunicación, como de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba.

No olvide agregar el número de personas que carecen de cualquier tipo de comunicación dentro de la organización. Dichos trabajadores suelen ser los trabajadores que no son de escritorio. Ellos son los que no están activamente comprometidos con su negocio y la comunicación es aún más crítica para ellos. Sin embargo, su número varía según la organización. Sin embargo, mapee la estructura de su organización incorporando esta diapositiva para llegar al máximo número de empleados dentro de una organización.

• Canales de comunicación existentes:

¿Siente que el plan de comunicación actual es ineficaz? ¿Sientes la necesidad de cambiar el plan? ¿O crees que la comunicación interna está sucediendo en absoluto? Y lo que es más importante, ¿cómo averiguas esto? Esta diapositiva le ayudará a responder todas las preguntas. Hemos cubierto los titulares esenciales para que responda a sus consultas de manera rápida y eficiente. Por ejemplo, agregue el tipo de canal a través del cual se realiza la comunicación. ¿Qué tipo de contenido o mensaje se envía generalmente a través de este canal? ¿Con qué frecuencia se transmite el mensaje? ¿Quién envía el mensaje? ¿Cuáles son los pros y los contras de utilizar este canal de comunicación? Puede usar esta diapositiva para cubrir una amplia gama de canales de comunicación para analizar el contenido y la frecuencia de los mensajes. Mide los pros y los contras de los canales de comunicación que utilizas a diario.

• Evaluación de las necesidades de las partes interesadas :

Debe identificar a las partes interesadas clave para maximizar las ganancias de su empresa. Comunicarse a fondo con las partes interesadas para comprender sus requisitos y limitaciones. Para crear un enfoque en los clientes, debe satisfacer las necesidades de sus empleados. Utilice esta tabla para anotar los distintos tipos de partes interesadas, sus limitaciones y necesidades/expectativas, etc. También puede mencionar la importancia de las partes interesadas en la pestaña de influencia.

• Análisis FODA :

Llevar a cabo un análisis FODA como parte del plan de comunicación interna facilita el proceso, ya que lo ayuda a clasificar y enfocar las áreas clave y tiene en mente metas y objetivos específicos. Use esta diapositiva para enumerar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de su empresa. Le dará una visión general de la situación actual de su empresa. Analice el escenario actual y concéntrese en cómo los elementos enumerados dejan un impacto en el logro de los objetivos.

• Desafíos durante la Comunicación Interna :

A menudo ignoramos los desafíos y obstáculos comunes que enfrentamos durante la comunicación. Sin embargo, estos problemas conducen a veces a desastres. Deberíamos analizar de inmediato estas brechas para tener una comunicación u operación fluida entre empleados y empleadores. Incorpore la diapositiva anterior para enumerar cualquier desafío que su empresa esté enfrentando actualmente. Califique esos desafíos en la escala de su importancia, como importante, muy importante o secundario. De esta manera, sabrá cuál necesita atención instantánea.

• Conozca a su público objetivo :

Esta es la parte donde le das estructura a tu plan de comunicación interna. Incluya esta diapositiva para segmentar a su audiencia, empleados o partes interesadas. Es de suma importancia comprender a la audiencia para comunicar el mensaje de manera efectiva. Use la diapositiva anterior para dividir la audiencia según criterios comunes, como la entidad de la organización, el tipo de empleado, la jerarquía, el ciclo de vida del empleado y la ubicación. En estas pestañas, puede segregar la audiencia e identificar sus canales de comunicación.

• Especifique los canales de comunicación :

Aquí viene la parte en la que menciona varios canales de comunicación que ayudan a los empleados a expresar sus opiniones sin miedo ni juicio. Los canales como la comunicación central y los foros de intranet son ampliamente aceptados dentro de una organización. Utilice estos canales para alentar a sus empleados a responder cualquier tipo de información y expresar inquietudes. Estos canales deben usarse como formas de aumentar la participación de los empleados, crear mejores conexiones entre el personal y promover ideas y negocios. Incorpore esta diapositiva para enumerar los diferentes canales, sus ventajas y desventajas para identificar los canales apropiados y convenientes para usar.

• Plan de Comunicación Interna :

Una vez identificados los canales, elabore un plan manteniendo al empleado de cada departamento. Debe atender a los empleados de todos los departamentos que enfrentan desafíos todos los días en lo que respecta a la comunicación interna. Segmente a los empleados según sus problemas, canal de comunicación, frecuencia y más. Utilice esta diapositiva para crear un plan de comunicación interna efectivo. Asegúrese de que el plan sea inclusivo y llegue a todos en la organización. Comuníquelo a los empleados, partes interesadas y miembros senior, reciba comentarios y realice los cambios necesarios en el plan.

• Plan de 30-60-90 días :

Tener un plan de 30-60-90 días para asegurar la correcta ejecución del plan de comunicación. Establezca las metas para tres meses y evalúe el resultado del plan cada mes. Este plan de 30-60-90 días te ayudará a analizar si el plan de comunicación es efectivo o no.

• Hoja de ruta para la comunicación interna :

Además del plan de 30-60-90 días, puede usar una hoja de ruta para alinear los objetivos. Establezca un cronograma para cada objetivo, ejecute el plan y logre los objetivos a tiempo.

• Mida la tasa de éxito :

Para mantener vivo su plan, debe verificar el progreso y asegurarse de que está logrando los objetivos que estableció para la empresa. ¿Cómo se puede comprobar el progreso? Debe revisar el plan regularmente para encontrar lagunas. Rellene los huecos al instante y ajuste según sea necesario.

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Un plan de comunicación sigue evolucionando con el tiempo. Sin embargo, tener una plataforma de comunicación amplia y eficiente alienta a los empleados a interactuar también en situaciones de crisis. Por lo tanto, se vuelve fundamental contar con un plan de comunicación interna para asegurarse de que se entienden los protocolos comerciales vigentes y, al mismo tiempo, satisfacer las necesidades de los empleados.