11 étapes pour créer la stratégie de communication interne parfaite [Modèles inclus]

Communiquer des messages au sein de l'ensemble de l'organisation est une tâche difficile. Les messages sont souvent mal compris ou ne sont pas livrés à temps. Cela ouvre une boîte de pandore d'insatisfaction et d'objectifs manqués.

Développer une stratégie de communication intelligente est indispensable pour un flux de travail fluide. Avoir un plan de communication interne parfait garantit que les buts, les objectifs, les valeurs, les pratiques, etc. sont transmis sans effort aux employés pour obtenir les résultats souhaités pour l'entreprise.

Communiquer un message est aussi important que le message lui-même. Il devient encore plus indispensable pour les employés de le comprendre afin qu'ils puissent agir en temps opportun. Nous comprenons à quel point il est essentiel de transmettre le bon message au bon moment. C'est pourquoi nous vous proposons 11 diapositives de stratégie de communication interne conçues par des professionnels pour vous aider à élaborer un plan de communication efficace pour votre organisation.

Avant de commencer, voici un guide pour éduquer votre famille d'entreprise à l'art de la communication d'entreprise. Accédez à notre programme de formation complet sur la communication d'entreprise et formez vos employés pour créer un environnement de travail professionnel ! Il n'y a pas de module de formation comme celui-ci disponible aujourd'hui. N'attendez pas ! Téléchargez-le maintenant.

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11 diapositives PowerPoint sur la stratégie de communication interne :

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• Cartographie de l'organisation :

Avant de concevoir votre plan d'action, comprenez d'abord votre organisation. Commencez par les bases telles que la description de la structure organisationnelle. Utilisez la diapositive ci-dessus pour répertorier le nombre d'organisations et leurs emplacements respectifs. Plongez dans les détails. Mentionnez le nombre d'employés dans chacune des organisations. Illustrez leur plan de communication tel que top-down ou bottom-up.

N'oubliez pas d'ajouter le nombre de personnes dépourvues de tout type de communication au sein de l'organisation. Ces travailleurs sont généralement les travailleurs non administratifs. Ce sont eux qui ne sont pas activement engagés dans leur entreprise et la communication est encore plus essentielle pour eux. Cependant, leur nombre varie selon l'organisation. Néanmoins, tracez la structure de votre organisation en incorporant cette diapositive pour atteindre le nombre maximum d'employés au sein d'une organisation.

• Canaux de communication existants :

Pensez-vous que le plan de communication actuel est inefficace ? Ressentez-vous le besoin de changer de plan ? Ou pensez-vous que la communication interne existe même du tout ? Et surtout, comment le découvrir ? Cette diapositive vous aidera à répondre à toutes les questions. Nous avons couvert les titres essentiels pour vous permettre de répondre à vos questions rapidement et efficacement. Par exemple, ajoutez le type de canal par lequel la communication est effectuée. Quel type de contenu ou de message est généralement envoyé via ce canal ? À quelle fréquence le message est-il transmis ? Qui envoie le message ? Quels sont les avantages et les inconvénients de l'utilisation de ce canal de communication ? Vous pouvez utiliser cette diapositive pour couvrir un large éventail de canaux de communication afin d'analyser le contenu et la fréquence des messages. Mesurez le pour et le contre des canaux de communication que vous utilisez au quotidien.

• Évaluation des besoins des parties prenantes :

Vous devez identifier les principales parties prenantes pour maximiser les bénéfices de votre entreprise. Communiquer de manière approfondie avec les parties prenantes pour comprendre leurs exigences et leurs limites. Pour mettre l'accent sur les clients, vous devez répondre aux besoins de vos employés. Utilisez ce tableau pour noter les différents types d'acteurs, leurs limites et leurs besoins/attentes, etc. Vous pouvez également mentionner l'importance des acteurs sous l'onglet influence.

• Analyse SWOT :

La réalisation d'une analyse SWOT dans le cadre du plan de communication interne facilite le processus car elle vous aide à classer et à cibler les domaines clés et à avoir des objectifs et des cibles spécifiques à l'esprit. Utilisez cette diapositive pour répertorier les forces, les faiblesses, les menaces et les opportunités de votre entreprise. Il vous donnera un aperçu de la situation actuelle de votre entreprise. Analysez le scénario actuel et concentrez-vous sur la façon dont les éléments énumérés ont un impact sur la réalisation des objectifs.

• Défis lors de la communication interne :

Nous ignorons souvent les défis et les obstacles communs auxquels nous sommes confrontés lors de la communication. Cependant, ces problèmes conduisent parfois à des catastrophes. Nous devrions immédiatement analyser ces lacunes pour avoir une communication ou un fonctionnement fluide entre les employés et les employeurs. Incorporez la diapositive ci-dessus pour répertorier tous les défis auxquels votre entreprise est actuellement confrontée. Évaluez ces défis en fonction de leur importance, par exemple important, très important ou secondaire. De cette façon, vous saurez lequel a besoin d'une attention immédiate.

• Connaissez votre public cible :

C'est la partie où vous structurez votre plan de communication interne. Incluez cette diapositive pour segmenter votre public, vos employés ou vos parties prenantes. Il est de la plus haute importance de comprendre le public pour communiquer efficacement le message. Utilisez la diapositive ci-dessus pour diviser l'audience selon des critères communs tels que l'entité organisationnelle, le type d'employé, la hiérarchie, le cycle de vie de l'employé et l'emplacement. Sous ces onglets, vous pouvez séparer le public et identifier leurs canaux de communication.

• Spécifiez les canaux de communication :

Voici la partie où vous mentionnez divers canaux de communication qui aident les employés à exprimer leurs opinions sans aucune crainte ni jugement. Les canaux tels que la communication centrale et les forums intranet sont largement acceptés au sein d'une organisation. Utilisez ces canaux pour encourager vos employés à répondre à tout type d'information et à exprimer leurs préoccupations. Ces canaux doivent être utilisés comme des moyens d'accroître l'engagement des employés, d'établir de meilleures relations entre les employés et de promouvoir les idées et les affaires. Incorporez cette diapositive pour répertorier les différents canaux, leurs avantages et leurs inconvénients afin d'identifier les canaux appropriés et pratiques à utiliser.

• Plan de Communication Interne :

Une fois les canaux identifiés, concevez un plan en gardant l'employé de chaque département. Vous devez répondre aux besoins des employés de chaque service qui sont confrontés chaque jour à des défis en matière de communication interne. Segmentez les employés en fonction de leurs problèmes, du canal de communication, de la fréquence, etc. Utilisez cette diapositive pour créer un plan de communication interne efficace. Assurez-vous que le plan est inclusif et atteint tout le monde dans l'organisation. Communiquez-le aux employés, aux parties prenantes et aux membres seniors, recevez des commentaires et apportez les modifications requises au plan.

• Forfait 30-60-90- Jours :

Ayez un plan de 30-60-90 jours pour assurer la bonne exécution du plan de communication. Fixez-vous des objectifs pour trois mois et évaluez les résultats du plan tous les mois. Ce plan de 30-60-90 jours vous aidera à analyser si le plan de communication est efficace ou non.

• Feuille de route pour la communication interne :

Outre le plan 30-60-90 jours, vous pouvez utiliser une feuille de route pour aligner les objectifs. Fixez un calendrier pour chaque objectif, exécutez le plan et atteignez les objectifs à temps.

• Mesurez le taux de réussite :

Pour maintenir votre plan en vie, vous devez vérifier les progrès et vous assurer que vous atteignez les objectifs que vous vous êtes fixés pour l'entreprise. Comment pouvez-vous vérifier la progression ? Vous devez revoir le plan régulièrement pour trouver les lacunes. Remplissez les lacunes instantanément et ajustez au besoin.

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Un plan de communication évolue dans le temps. Néanmoins, disposer d'une plate-forme de communication étendue et efficace encourage également les employés à interagir en cas de crise. Par conséquent, il devient essentiel d'avoir un plan de communication interne pour s'assurer que les protocoles d'affaires actuels sont compris et pour répondre aux besoins des employés en même temps.