11 Passos para Construir a Estratégia de Comunicação Interna Perfeita [Modelos Incluídos]

Comunicar mensagens dentro de toda a organização é uma tarefa desafiadora. Muitas vezes, as mensagens são mal compreendidas ou não são entregues a tempo. Isso abre uma caixa de pandora de insatisfação e metas perdidas.

Desenvolver uma estratégia de comunicação inteligente é essencial para um fluxo de trabalho tranquilo. Ter um plano de comunicação interna perfeito garante que as metas, objetivos, valores, práticas, etc. sejam transmitidos sem esforço aos colaboradores para chegar aos resultados desejados pelo negócio.

Comunicar uma mensagem é tão importante quanto a própria mensagem. Torna-se ainda mais indispensável para os funcionários entendê-lo para que possam agir em tempo hábil. Entendemos como é essencial transmitir a mensagem certa no momento certo. É por isso que trazemos a você 11 slides de estratégia de comunicação interna projetados profissionalmente para ajudá-lo a criar um plano de comunicação eficaz para sua organização.

Antes de começarmos, aqui está um guia para educar a família da sua empresa na arte da comunicação empresarial. Acesse nosso Currículo de Treinamento Abrangente em Comunicação Empresarial e treine seus funcionários para criar um ambiente de trabalho profissional! Não há nenhum módulo de treinamento como este disponível hoje. Não espere! Faça o download agora.

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11 Slides em PowerPoint da Estratégia de Comunicação Interna:

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• Mapeamento da Organização :

Antes de elaborar seu plano de ação, primeiro entenda sua organização. Comece com o básico, como delinear a estrutura da organização. Use o slide acima para listar o número de organizações e seus respectivos locais. Mergulhe nos detalhes. Mencione o número de funcionários em cada uma das organizações. Ilustre seu plano de comunicação, como de cima para baixo ou de baixo para cima.

Não se esqueça de adicionar o número de pessoas que estão desprovidas de qualquer tipo de comunicação dentro da organização. Esses trabalhadores são geralmente os trabalhadores não administrativos. Eles são os únicos que não estão ativamente envolvidos com seus negócios e a comunicação é ainda mais crítica para eles. No entanto, seu número varia de acordo com a organização. No entanto, mapeie a estrutura da sua organização incorporando este slide para alcançar o número máximo de funcionários dentro de uma organização.

• Canais de comunicação existentes:

Você sente que o plano de comunicação atual é ineficaz? Você sente a necessidade de mudar o plano? Ou você acha que a comunicação interna está acontecendo? E mais importante, como você descobre isso? Este slide irá ajudá-lo a responder a todas as perguntas. Cobrimos as manchetes essenciais para que você responda às suas perguntas com rapidez e eficiência. Por exemplo, adicione o tipo de canal através do qual a comunicação é feita. Que tipo de conteúdo ou mensagem geralmente é enviado por este canal? Com que frequência a mensagem é transmitida? Quem manda a mensagem? Quais são os prós e os contras de utilizar este canal de comunicação? Você pode usar este slide para cobrir uma ampla gama de canais de comunicação para analisar o conteúdo e a frequência das mensagens. Meça os prós e contras dos canais de comunicação que você usa diariamente.

• Avaliação das necessidades das partes interessadas :

Você deve identificar as principais partes interessadas para maximizar o lucro de sua empresa. Comunique-se completamente com as partes interessadas para entender seus requisitos e limitações. Para criar um foco nos clientes, você deve atender às necessidades de seus funcionários. Use esta tabela para anotar os vários tipos de partes interessadas, suas limitações e necessidades/expectativas, etc. Você também pode mencionar a importância das partes interessadas na guia influência.

• Análise SWOT :

A realização da análise SWOT como parte do plano de comunicação interna facilita o processo, pois ajuda a classificar e focar as áreas-chave e ter metas e objetivos específicos em mente. Use este slide para listar os pontos fortes, fracos, ameaças e oportunidades de sua empresa. Ele lhe dará uma visão geral da situação atual da sua empresa. Analise o cenário atual e foque em como os itens listados impactam no alcance dos objetivos.

• Desafios durante a Comunicação Interna :

Muitas vezes ignoramos os desafios e obstáculos comuns que enfrentamos durante a comunicação. No entanto, esses problemas às vezes levam a desastres. Devemos analisar imediatamente essas lacunas para ter uma comunicação ou operação suave entre funcionários e empregadores. Incorpore o slide acima para listar qualquer desafio que sua empresa esteja enfrentando atualmente. Classifique esses desafios na escala de sua importância, como importante, muito importante ou secundário. Dessa forma, você saberá qual deles precisa de atenção instantânea.

• Conheça seu público-alvo :

Esta é a parte em que você estrutura seu plano de comunicação interna. Inclua este slide para segmentar seu público, funcionários ou partes interessadas. É de extrema importância entender o público para comunicar a mensagem de forma eficaz. Use o slide acima para dividir o público em critérios comuns, como entidade organizacional, tipo de funcionário, hierarquia, ciclo de vida do funcionário e localização. Nessas abas, você pode segregar o público e identificar seus canais de comunicação.

• Especifique os canais de comunicação :

Aqui vem a parte em que você menciona vários canais de comunicação que ajudam os funcionários a expressar suas opiniões sem medo ou julgamento. Canais como comunicação central e fóruns de intranet são amplamente aceitos dentro de uma organização. Use esses canais para incentivar seus funcionários a responder a qualquer tipo de informação e expressar preocupações. Esses canais devem ser utilizados como formas de aumentar o engajamento dos funcionários, construir melhores conexões entre os funcionários e promover ideias e negócios. Incorpore este slide para listar diferentes canais, seus prós e contras para identificar os canais apropriados e convenientes para usar.

• Plano de Comunicação Interna :

Uma vez identificados os canais, elabore um plano mantendo o funcionário de todos os departamentos. Você deve atender aos funcionários de todos os departamentos que enfrentam desafios todos os dias quando se trata de comunicação interna. Segmente os funcionários com base em seus problemas, canal de comunicação, frequência e muito mais. Use este slide para criar um plano de comunicação interna eficaz. Certifique-se de que o plano seja inclusivo e alcance todos na organização. Comunique-o aos funcionários, partes interessadas e membros seniores, receba feedback e faça as alterações necessárias no plano.

• Plano de 30-60-90 dias :

Tenha um plano de 30-60-90 dias para garantir a execução correta do plano de comunicação. Defina as metas para três meses e avalie o resultado do plano todos os meses. Este plano de 30-60-90 dias ajudará você a analisar se o plano de comunicação é eficaz ou não.

• Roteiro para Comunicação Interna :

Além do plano de 30-60-90 dias, você pode usar um roteiro para alinhar as metas. Defina um cronograma para cada objetivo, execute o plano e alcance as metas no prazo.

• Medir a taxa de sucesso :

Para manter seu plano vivo, você deve verificar o andamento e garantir que está atingindo as metas que definiu para a empresa. Como você pode verificar o progresso? Você deve revisitar o plano regularmente para encontrar as brechas. Preencha as lacunas instantaneamente e ajuste conforme necessário.

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Um plano de comunicação continua evoluindo ao longo do tempo. No entanto, ter uma plataforma de comunicação ampla e eficiente incentiva os funcionários a interagir também em momentos de crise. Portanto, torna-se essencial ter um plano de comunicação interna para garantir que os protocolos de negócios atuais sejam compreendidos e, ao mesmo tempo, atender às necessidades dos funcionários.