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COVID ou pas, les présentations à distance ou virtuelles ont toujours fait partie d'un écosystème commercial en pleine croissance. Après tout, grâce à la technologie, la distance n’existe plus de nos jours. Et même si la pandémie de coronavirus nous a confinés, nous et nos activités, dans le cadre limité de nos maisons, faire une présentation virtuelle peut encore être une tâche délicate pour ceux qui sont chargés de projeter de nouvelles idées pour une entreprise. Nous avons tous vécu ce sentiment intimidant d'une présentation et nous nous y préparons de toutes nos forces. Et nous avons toujours cherché des moyens de gérer le stress (et les tremblements de jambes) associés à la présentation de quelque chose.
Mais comme les présentations virtuelles sont généralement associées aux mêmes anxiétés que les présentations en personne, on peut faire une bonne présentation lors d'une vidéoconférence, à condition d'ajuster sa stratégie en fonction de la configuration. Puisque les scénarios de travail à distance sont là pour rester, on ne peut nier le rôle que les présentations virtuelles joueront dans l’environnement de travail quotidien.
Et tout comme les présentations virtuelles seront la marque de notre quotidien de « travail à domicile », chacun devra toujours faire face à un défi ou à un autre en présentant un sujet ou une idée dans les salles de conférence virtuelles, assis dans son salon (ou affalé). sur le canapé avec le mode vidéo désactivé, qui sait !). Donc, juste pour que la nervosité de la caméra ne vous arrive pas, nous recrutons et élaborons ici 10 conseils utiles pour vous aider à réussir votre prochaine présentation virtuelle. Poursuivez votre lecture et découvrez quoi faire, comment le faire et que faire lorsque les choses ne se passent pas comme prévu (ou qu'un chat entre simplement dans l'image vidéo et fait tomber votre café).
#1 Communiquer le planning à l'avance
Pour commencer, il y aura une présentation virtuelle et il faudra en informer les personnes concernées bien à l'avance. En fait, vous pouvez utiliser Google Agenda ou n'importe quelle application de planification pour informer les participants de la présentation. La plupart du temps, l'environnement de travail à distance a tendance à être suffisamment stressant comme tel. Assurez-vous donc simplement de pouvoir demander aux participants de consacrer leur temps aux présentations. Vous pouvez le faire par e-mail ou via les notifications de planification via des applications.
Vous devez également vous assurer d'inclure un bref sur le sujet de la présentation dans votre notification. Si vous envoyez un rappel, assurez-vous que c'est juste un jour avant la présentation. La plupart du temps, réserver votre créneau horaire avec les participants est utile car cela leur donnera une idée du temps qu'ils devront rester assis pour la présentation. Les présentations virtuelles ont une marque tout aussi importante, tout comme la présentation en personne. Assurez-vous donc de tout faire avec une communication suffisante.
#2 Vérifiez et ajustez la configuration de la présentation
Or, autant l’accent peut être mis sur ce point, plus la phase de préparation d’une présentation virtuelle doit être bien pensée. Nous entendons par là que vous devez vous adapter à l'environnement de travail à distance tout en préparant la présentation virtuelle. Dans cette tâche, vous pouvez ajuster votre espace de travail comme votre salon ou votre coin bureau en fonction de la meilleure disposition de visualisation. Gardez simplement le cadre minimal, comme vous le feriez lors d’une conférence en face à face au bureau. Conservez la configuration de votre ordinateur portable ou de votre appareil photo pour placer votre cadre au niveau des yeux. Un peu de contraste entre votre environnement et vos vêtements vous aidera à vous démarquer. Assurez-vous que la pièce est calme avec un minimum de distractions ou d'interruptions.
Assurez-vous également de tester la configuration technique bien avant la présentation. Normalement, les problèmes techniques ont tendance à prendre le dessus sur les présentateurs. Un petit test ne fera pas de mal. Vérifiez l'application que vous utilisez et familiarisez-vous avec elle. Assurez-vous de savoir comment basculer entre les diapositives ou activer et désactiver la vidéo. L’objectif est de maximiser la compréhension du public. La décision judicieuse consiste donc à éliminer toute anxiété que vous pourriez avoir concernant la configuration technologique.
#3 Faites votre présentation sur les visuels
Rien ne distrait plus les participants qu'une puce après l'autre du texte pendant que vous le leur lisez. Faites plutôt bon usage des visuels dans vos diapositives. Fondamentalement, l’imagerie visuelle aidera ceux qui ne sont pas physiquement présents à avoir une idée plus claire de ce qu’ils doivent comprendre. Vous pouvez utiliser des infographies et aider le public à suivre pendant que vous couvrez chaque partie du visuel. Plus important encore, vous devez utiliser des éléments visuels comme des images appropriées pour raconter une histoire sur l'idée afin que le public puisse s'y identifier et mieux la saisir. Une présentation virtuelle ne doit pas être un frein. Rendez-le intéressant en utilisant des visuels. Cela est de bon augure pour vous quand ils peuvent l’imaginer. Votre voix doit simplement servir de pointeur minimal dans chaque essence. En fait, vous avez besoin de vos instructions simplement pour mettre les choses en perspective. Les visuels doivent toujours être la clé.
#4 Ou utilisez simplement des pages d'une page
Souvent, cliquer diapositive après diapositive d'une présentation commerciale peut s'avérer fastidieux. Ainsi, lorsque vous avez besoin d’une manière plus succincte de présenter votre point de vue, les documents de synthèse d’une page sont les plus grands sauveurs. Avec les pages d'une page, vous pouvez mettre les visuels au point et êtes capable de retenir l'attention des téléspectateurs sans expliquer un jeu de 50 diapositives clic après clic. Cela contribue à une meilleure mémorisation du sujet et élimine l'anxiété liée à la présentation. De plus, les présentations d'une page sont faciles à mettre en pratique et vous font gagner beaucoup de temps dans la planification du déroulement de votre présentation.
Les pages d'une page vous permettent également d'expliquer chaque sujet de votre présentation avec convenance tout en vous donnant la possibilité de laisser les visuels parler de vous-même. Vous pouvez utiliser des graphiques de données simples pour préparer votre infographie d'une page, faire défiler jusqu'au point d'intérêt et expliquer au public, en lui épargnant l'angoisse de souhaiter quand vous passerez à la diapositive suivante. La conception compacte et la méthodologie des one-pagers en font une bénédiction pour les présentateurs. Par exemple, au lieu d'expliquer un jeu de diapositives multiples comme ceci :
Vous pouvez utiliser une page d’une seule page comme celle-ci pour relayer des informations claires et concises :
#5 Surveillez votre posture et votre voix
Souvent négligée, votre posture peut vous aider à retenir l’attention du public. Fondamentalement, plus vous vous affalez sur un canapé lorsque vous êtes assis et faites une présentation, plus vous aurez l'air terne et ennuyeux. Asseyez-vous toujours droit sur une chaise devant la caméra de votre ordinateur. Vous pouvez également choisir de rester debout pendant la présentation virtuelle, comme cela vous sera proposé. Mais cela n’est possible que si vous avez prévu d’utiliser l’espace vide de votre salon ou bureau. Cela fonctionne également lorsque vous avez eu suffisamment de temps pour vous y préparer. S'il s'agit uniquement de votre voix et de la présentation sur l'écran de l'ordinateur et non de la caméra, assurez-vous que les appareils sont à la hauteur de vos yeux pour vous aider à garder le dos droit et votre position plus ouverte et expressive.
L’objectif final d’une présentation virtuelle doit être une bonne rétention. Si vous le faites avec la bonne posture, votre capacité à interagir reste cohérente avec votre style et votre ton et vous aide ainsi à expliquer votre idée au maximum. Vous pouvez varier le ton de votre discours à différents points de début et de fin pour retenir également l'attention du public. Assurez-vous de ne pas en faire trop au risque de paraître distrayant. Si suivre le courant fonctionne pour vous, alors suivez le courant.
#6 Gardez quelque chose à portée de main pour calmer vos nerfs
Bien qu'une présentation virtuelle ait tendance à être aussi proche d'une présentation physique dans une salle de conférence, on peut tirer parti de la distance qui les sépare des participants pour arrêter toute réaction nerveuse qui pourrait en résulter. En fait, vous pouvez utiliser un verre d'eau à proximité (hors du cadre de la caméra cependant) chaque fois que vous sentez que votre bouche se dessèche à force de trop parler. Cela vous donnera l’occasion de briser la monotonie et de donner aux participants une pause dans un flux d’informations constant. Assurez-vous de n'avoir aucun objet dans votre main, car bouger vous détournerait du sujet. Lorsque vous faites votre pause aquatique, restez calme et ne vous précipitez pas car cela peut entraîner des accidents ou des pépins. Nous sommes tous des humains. Nous avons tendance à devenir nerveux. Ainsi, une présentation virtuelle peut avoir un effet similaire à celui d’une prise de parole en public.
#7 Assurez-vous d'interagir avec les présentés
Étant donné que le travail à domicile peut être aussi distrayant que possible, vous devez garder votre public engagé par de petites interactions. Grâce à la présentation virtuelle, vous pouvez essayer de donner l'apparence d'une présentation en personne en gardant le discours plus interactif. Vous pouvez demander à votre public de répondre à un sondage pour obtenir des commentaires entre les diapositives. Vous pouvez également vous adresser à diverses personnes et solliciter leurs commentaires sur votre approche de l'idée. Par exemple, si vous projetez un certain modèle pour la projection des revenus au cours du prochain exercice financier, vous pouvez solliciter les commentaires des personnes présentées en répondant à un sondage sur l'efficacité de la méthodologie.
Mais ne vous laissez pas distraire. Assurez-vous d’avoir bien intégré les diapositives ou les fonctionnalités du sondage dans votre préparation. Vous pouvez mieux prévoir un certain créneau horaire dans votre présentation pour qu'une personne d'intérêt puisse prendre la parole. Répondez toujours à leurs préoccupations avant de demander leur réponse. Cette astuce est applicable si vous avez le temps de le faire. Vous pouvez également ajouter un peu d'humour si cela vous semble approprié et lié au sujet. L'humour occasionnel peut éliminer la monotonie de la présentation virtuelle et donner au public l'impression de vouloir écouter davantage ce que vous avez à dire.
#8 Utiliser les services de boîte de discussion
Si vous voulez éviter le constant « Hey John, tu m'entends ? » ou "Devrions-nous continuer?" En raison du problème déformé de la webcam, une meilleure idée est d'utiliser un service de boîte de discussion à côté de votre fenêtre de présentation. De nombreux logiciels de présentation virtuelle sont livrés avec des services de boîte de discussion intégrés que l'on peut utiliser dans les webinaires pour solliciter des commentaires grâce à une communication efficace et interactive avec les participants.
La plupart du temps, les boîtes de discussion fonctionnent également pour partager des ressources telles que des documents et des PDF. Ainsi, au lieu de réfléchir à quoi faire avec les ressources de contenu, vous pouvez les partager instantanément avec les participants. Cependant, ici aussi, nous devons mettre l'accent sur l'utilisation de visuels plutôt que de beaucoup de texte dans les documents partagés. De cette façon, vous pourrez présenter vos idées de manière plus claire et plus compréhensible. L’utilisation de ces fonctionnalités permettra également une interaction productive entre vous et les participants.
#9 Solliciter les commentaires du public
Dans le prolongement du point ci-dessus, une fois que vous avez terminé la présentation virtuelle, assurez-vous de demander l'avis du public sur ce qu'il pense de vos idées. Vous pouvez en fait les inviter à une discussion sur le sujet qui les intéresse et ce qu’ils en pensent. Si votre mentor fait partie du public, vous pouvez solliciter ses commentaires sur la façon dont vous avez réalisé la présentation et prendre des notes pour les présentations virtuelles futures. Assurez-vous de partager votre identifiant de messagerie ou votre numéro de téléphone (selon ce qui est possible) avec le public afin qu'il puisse vous répondre sur le point qui, selon lui, mérite d'être discuté.
#10 Partagez le contenu pour le suivi
Pour rendre la présentation virtuelle plus productive, assurez-vous de partager les liens de téléchargement de votre présentation avec tout le monde afin qu'ils puissent obtenir les pointeurs nécessaires. Vous pouvez générer les liens de téléchargement sur n'importe quel stockage basé sur le cloud et les partager dans les fonctionnalités de chat du logiciel de réunion à distance que vous utilisez. Le suivi est également important alors n’hésitez pas à demander aux seniors concernés leur retour sur le contenu partagé. Vous pouvez également utiliser une option d'enregistrement d'écran de conférence, le cas échéant, pour filmer la présentation virtuelle et la partager avec les participants pour référence future. De cette façon, votre réunion sera plus productive et accessible à des fins d’analyse et de référence.
Mais que se passe-t-il si les choses tournent mal ?
Nous ne laissons jamais d’espace d’erreurs. Si vous avez une présentation virtuelle à organiser, nous comprenons qu'il peut être intimidant pour quelqu'un de s'adapter aux scénarios de travail à distance en ces temps frappés par la pandémie. Mais il y a toujours moyen de contourner les erreurs et les contretemps occasionnels. Alors, lorsque les choses ne se passent pas comme vous l’aviez prévu, utilisez ces conseils pour rebondir (ou rester à flot, qu’avez-vous) :
- Se laisser distraire est normal. Alors ne le laissez pas apparaître dans votre présentation. Prenez une gorgée d'eau et retournez au toboggan.
- Si votre vidéo ou votre caméra se bloque en raison d'un problème technique, voyez simplement si vous pouvez déplacer la configuration de votre ordinateur de bureau vers votre ordinateur portable. Préparez les liens de présentation virtuelle sur votre ordinateur portable pour une transition en douceur.
- Si vous ne parvenez pas à résoudre le problème vidéo, informez simplement les personnes présentes dans la boîte de discussion d'attendre ou de demander leur permission de reprogrammer.
- Avoir une configuration d’ordinateur portable est également judicieux dans les situations de coupures de courant inévitables.
- Un simple « Excusez-moi » peut vous aider à surmonter la perte de flux de diffusion lorsque le public vous pose une question.
Nous avons ce qu'il vous faut avec ces modèles de présentations virtuelles
Avant de fouiller dans votre ordinateur pour trouver des photos d’archives pour garnir vos présentations virtuelles, il sera logique de vous préparer avec un modèle de présentation soigneusement conçu. Nous répertorions ici seulement cinq modèles qui non seulement resteront minimes et feront passer votre message de la manière la plus fluide possible. Vérifiez-les et choisissez celui que vous aimez.
Modèle 1
Vous avez quelques heures pour vous préparer, mais les exigences de conception vous font vous gratter la tête ? Essayez ce modèle PowerPoint clair pour éviter les tracas de préparation de dernière minute. Le modèle tirera le meilleur parti de votre présentation virtuelle et en fera un moment mémorable. Tu fais tout ce que tu veux avec ? Enregistrez simplement un diaporama avec voix off si vous n'avez pas envie de cliquer (et de vous laisser distraire, qui veut ça ?).
Modèle 2
Concentrez votre contenu sur votre idée plutôt que de distraire le public avec texte sur texte de jargon. Vous avez trouvé le bon endroit si vous utilisez des infographies personnalisables et des icônes modifiables pour la préparation de votre présentation virtuelle. La meilleure affaire est que vous puissiez projeter vos idées sans paraître trop autoritaire avec la présentation. Utilisez ce modèle pour améliorer la rétention de votre contenu.
Modèle 3
La narration étant la partie importante de votre présentation, vous pouvez utiliser ce modèle au design expressif pour capturer l'esprit de votre public. Utilisez ce modèle pour rendre votre session de présentation virtuelle plus interactive. Vous pouvez le partager avec les participants pour avoir un enregistrement distinctif pour de futures références. Assurez-vous de faire de petites pauses car les couleurs des diapositives captivent leur esprit dès le départ.
Modèle 4
Augmentez votre impact avec ce modèle de présentation virtuelle succinct. Vous pouvez facilement organiser les informations dont vous avez besoin et supprimer le texte dont vous n'avez pas besoin ou le remplacer par votre texte. Conseil de pro : veillez à organiser le texte de manière séquentielle afin que le public puisse comprendre facilement les idées. Vous pouvez l'utiliser avec Google Slides si vous souhaitez héberger des présentations virtuelles sur la plateforme.
Modèle 5
Comme indiqué précédemment, nous sauvegardons le meilleur des données et des visuels avec cet exemple de modèle. Vous pouvez modifier ce document récapitulatif d'une page pour présenter presque n'importe quelle idée commerciale à votre public. Quoi de plus? Ce modèle est facile à suivre et peut également être imprimé selon les exigences de tenue de dossiers. Assurez-vous simplement de vous familiariser avec les fonctions de défilement et de zoom de la plateforme sur laquelle vous hébergerez vos présentations virtuelles.
Alors voilà ! Utilisez ces conseils pour votre prochaine présentation virtuelle et voyez la différence. Si vous souhaitez que vos diapositives soient inoubliables, notre agence de design se fera un plaisir de vous aider.
